การวิเคราะห์ปัจจัยภายใน ตามกรอบแนวคิด 7s McKinsey

สวัสดีนะคะ วันนี้เราอยากจะมาเล่าให้ฟังเกี่ยวกับกรอบแนวความคิดในรูปแบบ 7s Mckinsey ซึ่งหลายท่านอาจจะเคยฟังมาแล้ว หลายท่านเคยอ่านบทความเชิงวิเคราะห์ที่นำแนวคิดของท่านผู้นี้มาใช้ เราลองมาพิจารณาร่วมกันค่ะ

กรอบแนวคิด 7s McKinsey เป็นกระบวนการสร้างความมั่นใจว่าทุกส่วนขององค์กรของคุณทำงานอยู่ด้วยความสามัคคี

คำถาม : คุณจะทำการวิเคราะห์องค์กรของคุณว่าอยู่ในตำแหน่งที่ดี และมีโอกาสที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างที่ตั้งใจไว้หรือไม่?

นี้เป็นคำถามที่ถูกตั้งคำถามมาเป็นเวลาหลายปีและมีคำตอบที่แตกต่างกันมากมายหลายวิธี เช่น วิธีการบางอย่างดูที่ปัจจัยภายในอื่นๆ และมองออกไปที่บุคคลที่เกี่ยวข้องภายนอกและนำมุมมองทั้งหลายเหล่านี้มาหาความสอดคล้องกันของมุมต่างๆภายในองค์กร  สุดท้ายแนวคำตอบที่ได้รับการยอมรับเกี่ยวกับการพิจารณามุมต่างๆ ภายในองค์กรของตนเองจะจบที่ “ปัจจัยในการศึกษา”

 7s McKinsey ได้มีการพัฒนาในต้นทศวรรษ 1980 โดย Tom  Peter และ Robert   Waterman เป็นสองที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านการทำงานเป็นที่ปรึกษาของ McKinsey & Company ได้นำเสนอแนวคิดการจัดแนวทางการศึกษาไว้ 7 ด้านสำหรับตรวจสอบภายในองค์กรและจำเป็นที่จะต้องมีความใกล้ชิดกัน (ห้ามมี Gap ระหว่างมุมของแผนก หรือกลุ่มที่ห่างกัน) ภายในองค์กรจึงจะประสบความสำเร็จ

แนวคิด  7s McKinsey  สามารถนำมามาใช้ในหลากหลายของสถานการณ์ที่มุมมองของการจัดตำแหน่งให้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ เช่น

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของ บริษัท
• ตรวจสอบปัจจัยของแนวโน้มที่อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงบริษัทในอนาคต
• จัดหน่วยงานและกระบวนการที่จำเป็นจะต้องควบรวมหรือยุบรวมกัน
• กำหนดวิธีการที่ดีที่สุดที่จะใช้กลยุทธ์นำเสนอ

แนวคิดของ 7s McKinsey สามารถนำไปใช้เป็นองค์ประกอบของทีมงานหรือโครงการได้เป็นอย่างดี ปัญหาของการใช้ทฤษฎีนี้ คือ การนำไปใช้โดยไม่คำนึงถึงวิธีการที่คุณจะต้องตัดสินใจที่จะกำหนดขอบเขตของพื้นที่ที่คุณจะต้องศึกษา
7 องค์ประกอบที่สำคัญ 

แนวคิด 7s McKinsey เกี่ยวข้องกับ 7 ปัจจัยของการพึ่งพาซึ่งกันและกัน โดยแบ่งออกเป็นทั้ง “ยากและหนัก” กับ “อ่อนน้อม” ภายในองค์กร

องค์ประกอบ “ยากและหนัก”                             องค์ประกอบ “อ่อนน้อม“

กลยุทธ์                                                 ค่านิยมร่วมกัน

โครงสร้าง                                              ทักษะ/ประสบการณ์การทำงาน

ระบบ                                                   สไตล์

                                                                      พนักงาน

องค์ประกอบ “ยากและหนัก” จะง่ายต่อการกำหนดหรือระบุวิธีการจัดการโดยตรงและมีอิทธิพลต่อพวกเขา  ซึ่งกลยุทธ์เหล่านี้ : จะต้องใช้แผนภูมิองค์กรและสายการบังคับบัญชาและกระบวนการที่เป็นทางการและใช้ระบบสารสนเทศเข้ามาช่วยสนับสนุน

องค์ประกอบ “อ่อนน้อม” เป็นสิ่งที่ยากที่จะอธิบายและมีความเป็นตัวตนน้อย มีอิทธิพลต่อวัฒนธรรมองค์กรโดยรวม  ซึ่งองค์ประกอบอ่อน มีความสำคัญมากต่อองค์กรที่ต้องการจะประสบความสำเร็จ

รูปแบบวิธีการที่จะนำเสนอในรูปที่ 1 : ข้างล่างนี้แสดงให้เห็นถึงการพึ่งพากัน ขององค์ประกอบและบ่งบอกถึง  ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงส่วนใดส่วนหนึ่งอาจจะส่งผลกระทบต่อคนอื่นๆ ทั้งหมด

เรามาพิจารณาแต่ละองค์ประกอบเฉพาะ :

• กลยุทธ์ : การวางแผนด้านการบำรุงรักษาและการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้เหนือคู่แข่ง
• โครงสร้าง : วิธีการกำหนดโครงสร้างขององค์กร  ใครเป็นผู้ที่รายงานและรายงานไปถึงใคร
• ระบบ : กิจกรรมประจำวันและวิธีการที่พนักงานมีส่วนร่วมในการทำงาน
• ค่านิยมร่วมกัน : เรียกว่า “เป้าหมายที่จะบรรลุผลสำเร็จ” เมื่อรูปแบบการพัฒนาเหล่านี้เป็นคุณค่าหลักขององค์กร  จำเป็นที่จะต้องมีสร้างให้เป็นวัฒนธรรมองค์กรและจริยธรรมในการทำงานทั่วไป
• สไตล์ : สไตล์ของความเป็นผู้นำ ของคณะผู้บริหารองค์กร
• พนักงาน : ความสามารถทั่วไปของพนักงานในองค์กร และความพร้อมของพนักงานในการพัฒนาเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององคืกร
• ทักษะ : ทักษะ และความสามารถที่แท้จริงของพนักงานที่ทำให้กับองค์กร

การกำหนดค่านิยมร่วมกันในช่วงกลางของแนวคิด 7s McKinsey เป็นรูปแบบที่เน้นว่าค่านิยมที่กำหนดนี้เป็นศูนย์กลาง ในการพัฒนาทุกองค์ประกอบที่สำคัญอื่นๆ ของโครงสร้างองค์กร เช่น โครงสร้างองค์กร กลยุทธ์  ระบบ  สไตล์  พนักงาน และทักษะความสามารถ  ทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลที่องค์กรถูกสร้างขึ้นทั้งหมดและเป็นสิ่งที่ยืนยันที่ดี เกี่ยวกับ วิสัยทัศน์เดิมขององค์กร  ที่ก่อตั้งขึ้นจากค่านิยมของผู้สร้าง

วิธีการนำแนวคิด 7s McKinsey ไปใช้ 

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าสิ่งที่เป็นรูปแบบที่ครอบคลุมถึงวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถนำแนวคิดไปใช้ได้หรือไม่

รูปแบบแนวคิดของ 7s McKinsey จะขึ้นอยู่กับทฤษฎีที่ว่าองค์กรสามารถจะดำเนินการกระบวนการทั้ง 7 อย่างของแนวคิด 7s McKinsey    โดยที่องค์ประกอบทั้งหมดจะต้องสอดคล้อง   และส่งเสริมร่วมกัน ดังนั้นรูปแบบที่สามารถนำมาใช้เพื่อช่วยระบุสิ่งที่จะต้องทำได้จริง และปรับปรุงประสิทธิภาพหรือรักษาแนวปฎิบัติ (ประสิทธิภาพการทำงาน) ในระหว่างการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานในส่วนอื่นๆ

ไม่ว่าชนิดของรูปแบบที่มีการเปลี่ยนแปลง–การปรับโครงสร้างของกระบวนการใหม่, การควบรวมกิจการของหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร,  การออกแบบระบบการทำงานใหม่,  การเปลี่ยนแปลงตัวผู้นำ หรือรูปแบบสไตล์การทำงานของผู้นำ และอื่นๆ  ซึ่งรูปแบบ 7s ที่นำมาใช้จำเป็นที่จะต้องเข้าใจองค์ประกอบขององค์กรและมีความสัมพันธ์กัน  เพื่อให้แน่ใจว่าผลกระทบที่กว้างของการเปลี่ยนแปลงเฉพาะในพื้นที่หรือหน่วยงานที่กำลังพิจารณา

คุณสามารถใช้แบบจำลอง 7s เพื่อช่วยในการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน (จุด A) และสถานการณ์ในอนาคตที่เสนอ (จุด B)และเป็นการระบุช่องว่างและความไม่สอดคล้องกันระหว่างจุด A และ จุด B ของพวกเขา   ซึ่งมันก็ คือ คำถามของการปรับปรุงและการปรับเปลี่ยนองค์กรตามแบบจำลองของ 7s  เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรของคุณทำงานมีประสิทธิภาพและดีเมื่อคุณมาถึงปลายทางที่ต้องการ

สิ่งที่เป็นคำถามในใจระยะแรกๆ มันจะง่ายอย่างนั้นจริงหรือ?  มันจะดีได้ตามนั้นจริงๆ หรือ? : การเปลี่ยนแปลงองค์กรของคุณอาจจะไม่ง่ายที่ทุกคนสามารถปฎิบัติได้ในทันที  เพราะจะต้องใช้การค้นคว้าจากตำรา และกระบวนการวิธีการที่จะทุ่มเทให้กับการวิเคราะห์กลยุทธ์ขององค์กร การปรับปรุงประสิทธิภาพและการจัดการเปลี่ยนแปลง  ซึ่งแบบจำลอง 7s เป็นกรอบที่ดีที่จะช่วยให้คุณตั้งคำถามที่เหมาะสม–แต่ก็จะไม่ให้คำตอบทั้งหมด สำหรับสิ่งที่คุณจะต้องนำมารวมกันด้วยความรู้ที่ถูกต้อง, ทักษะและประสบการณ์

ดังนั้น เมื่อคุณเดินทางมาถึงคำถามที่ถูกต้องและเหมาะสม เราได้ทำการพัฒนาเมทริกซ์ในการติดตามวิธีการทำงานทั้งอย่างของ 7s ที่เป็นองค์ประกอบที่สอดคล้องกัน เพื่อช่วยสนับสนุนคำถามของคุณและจำเป็นตามสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงขององค์กรคุณและภูมิปัญญาที่สะสมมาของผู้บริหารและทีมงาน

คำถามที่ใช้ตรวจสอบ 7s 

นี้เป็นเพียงบางส่วนของคำถาม ที่คุณจะต้องสำรวจเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ของคุณในแง่ของกรอบ 7s  ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันของคุณ (จุด A) เป็นครั้งแรก  และทำการวิเคราะห์ซ้ำด้วยการนำเสนอสถานการณ์ (จุด B)

กลยุทธ์ : 

• กลยุทธ์ของเรา คือ อะไร?
• วิธีการของกลยุทธ์ตั้งใจที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ของเรา ทำอย่างไร?
• เรามีวิธีการที่จะรับมือกับแรงกดดันในการแข่งขัน อย่างไร?
• เราจะจัดการกับความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างไร?
• กลยุทธ์ที่ช่วยปรับปรุงเกี่ยวกับปัญหาด้านสภาพแวดล้อม อย่างไร?

โครงสร้าง : 

• บริษัท / ทีมงาน แบ่งออกเป็นอย่างไร?
• ลำดับชั้นของโครงสร้างองค์กร เป็นแบบไหน?
• หน่วยงานต่างๆ มีกิจกรรมประสานงานกันอย่างไร?
• สมาชิกในทีมขององค์กรมีการจัดระเบียบวิธีการภายในกลุ่มอย่างไร?
• กระบวนการตัดสินใจและการควบคุมเป็นแบบกระจายอำนาจ หรือ เป็นแบบรวมศูนย์อำนาจที่ส่วนกลาง?  อะไรคือสิ่งที่เราควรจะต้องทำให้มันเกิดขึ้น ?
• เส้นทางสายการติดต่อสื่อสารภายในการองค์กรเป็นอย่างไร? มีระบบหรือวิธีการที่ชัดเจนหรือไม่?

ระบบ : 

• อะไรคือระบบหลักที่ใช้ทำงานในองค์กร มีอะไรบ้าง?  มีการพิจารณาทางการเงิน  และระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลร่วมทั้งการสื่อสารและการจัดเก็บให้เป็นระบบหรือไม่?
• มีระบบที่จะใช้ควบคุมหรือไม่?  วิธีการที่พวกเขาจะใช้ตรวจสอบและประเมินผล เป็นอย่างไร?
• กฎระเบียบการควบคุมภายในและกระบวนการที่ใช้เพื่อให้เกิดการติดตาม คือะไร?

ค่านิยมร่วมกัน : 

• ค่านิยมหลักที่ยอมรับร่วมกันมีอะไรบ้าง?
• วัฒนธรรมของทีมงาน / ของทั้งองค์กร คือ อะไร?
• มีวิธีการอะไรที่จะทำให้ค่านิยมแข็งแกร่ง?
• อะไร คือ ค่านิยมพื้นฐานที่ องค์กร / ทีมงาน สร้างร่วมกัน?

สไตล์ : 

• วิธีการมีส่วนร่วมในการจัดการ / ลักษณะความเป็นผู้นำคืออะไร?
• มีวิธีการที่มีประสิทธิภาพและความเป็นผู้นำของผู้บริหาร หรือไม่?
• พนักงาน/สมาชิกในทีมของหน่วยงานภายในองค์กร มีแนวโน้มที่จะแข่งขันกันหรือไม่?
• จะมีทีมงานที่ทำงานจริงๆ ภายในองค์กร หรือพวกเขาเป็นเพียงคนกลุ่มน้อยในองค์กร หรือไม่?

พนักงาน : 

• อะไรระบุตำแหน่ง หรือความเชี่ยวชาญพิเศษสำหรับเป็นตัวแทนของทีม?
• อะไรเป็นตัวระบุตำแหน่งที่จำเป็นขององค์กร?
• มีช่องว่างของความต้องการด้านคุณสมบัติพนักงานที่จำเป็น หรือไม่?

ทักษะ : 

• อะไรคือ ทักษะที่แข็งแกร่งที่แสดงทักษะความชำนาญของบริษัท และทีมงาน?
• มีพนักงานที่ขาดทักษะความชำนาญ ประมาณเท่าใด?
• องค์กร/ทีมงานที่รู้จักกันดีและเป็นที่ยอมรับว่าดี  คือ อะไร?
• พนักงานในปัจจุบัน / สมาชิกในทีมมีความสามารถในการทำงาน หรือไม่?
• ทักษะและวิธีการติดตาม ประเมินผล เป็นอย่างไร?

คำถามของเมทริกซ์ 7s  

โดยที่ใช้ข้อมูลที่คุณมีการรวบรวมและตรวจสอบช่องว่างและความไม่สอดคล้องกันระหว่างองค์กรกับองค์ประกอบทั้ง 7 ส่วน  โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถใช้มุมมองนี้ทั้งในสถานการณ์ปัจจุบัน หรือสิ่งที่องค์กรอของคุณต้องการ

คุณสามารนำตารางเมทริกซ์ที่คุณสามารถใช้การวิเคราะห์ข้อมูลแบบ 7s เพื่อตรวจสอบการจัดตำแหน่งต่างๆ ขององค์ประกอบและปิดช่องว่างแต่ละองค์ประกอบตามที่คุณทำผ่านไปแต่ละขั้นตอน สามารถเข้าไปดาวน์โหลดได้ที่

http://www.mindtools.com/pages/article/worksheets/7SWorksheet.pdf

ขั้นตอนการตรวจสอบองค์ประกอบ ประกอบด้วย

• เริ่มต้นด้วยค่านิยมร่วมกันของคุณ : พวกเขาสอดคล้องกับโครงสร้างกลยุทธ์ของคุณและระบบ หรือไม่? ถ้าไม่, อะไรที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแแปลง?
• มองเข้าไปที่องค์ประกอบหลักขององค์กร  มีวิธีการอื่นๆ ที่จะสนับสนุนหรือไม่? ระบุ อะไรที่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง?
• มุมมองถัดไปที่องค์ประกอบอื่นๆ ที่ไม่แข็งกระด้างในองค์กร อะไรเป็นองค์ประกอบที่ยากและต้องการแรงสนับสนุนในการเปลี่ยนแปลง?  พวกเขาทำงานอย่างใดอย่างหนี่งเพื่อให้การสนับสนุนคนอื่นหรือหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องหรือไม่?  ถ้าไม่, อะไรที่จำเป็นจะต้องเปลี่ยนแปลง?
• ในขณะที่คุณกำลังปรับหรือจัดตำแหน่งขององค์ประกอบที่คุณจะต้องใช้บ่อย (และมักจะใช้เวลานานเท่าใด) ขั้นตอนในการปรับเปลี่ยน และหลังจากนั้นให้มีการวิเคราะห์วิธีการที่จะส่งผลกระทบต่อองค์ประกอบอื่นๆ และการจัดตำแหน่งของพวกเขา  รวมทั้งผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับจากการปรับเปลี่ยนและความคุ้มค่าของการปรับเปลี่ยนมันจากเดิม

คำแนะนำ :

สำหรับวิธีการที่ใกล้เคียงกับ 7s ขอให้เข้าไปค้นคว้าแนวคิดของ Burke-Litwin Change Model และ Congruence Model, Impact Analysis และ Lewin’s Change Management Model  ซึ่งเราจะนำมาเล่าให้ฟังในอนาคต

สิ่งสำคัญ :

รูปแบบของแนวคิด McKinsey 7s เป็นหนึ่งแนวคิดที่สามารถใช้ได้กับเกือบทุกปัญหา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรหรือทีมงาน  ถ้าบางสิ่งที่อยู่ภายในองค์กรหรือทีมของคุณไม่ทำงาน หรือมีโอกาสที่จะขัดแย้งกันระหว่างกันในบางองค์ประกอบของแนวคิด 7s  ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องนำกระบวนการคิดเหล่านี้ไปใช้ในการวิเคราะห์และปิดช่องว่างของความขัดแย้งและการทำงานแบบไม่มีประสิทธิภาพนั้นๆ  เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทั้งหมดสนับสนุนให้เกิดเป้าหมายร่วมกันและสร้างคุณค่าให้กับองค์กร

กระบวนการของการวิเคราะห์ที่คุณกำลังอ่านอยู่ตอนนี้ในแง่คิดขององค์ประกอบของความคุ้มค่าในตัวองค์กรเอง  ซึ่งการวิเคราะห์นี้ได้ระบุถัดไปถึงการกำหนดสถานะที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละปัจจัยที่เหมาะสม และคุณสามารถผลักดันองค์กรหรือทีมงานของคุณไปข้างหน้าได้

สุดท้ายนี้ เราหวังว่าทุกๆ ท่านน่าจะได้รับประโยชน์จากแนวคิด 7s และนำไปศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม เพื่อนำไปปรับปรุงกระบวนการทำงานขององค์กรของท่านให้เกิดประสิทธิภาพ และลดความขัดแย้งภายในองค์กร

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

https://eiamsri.wordpress.com 

http://www.interfinn.com